Obsługa poczty międzyoddziałowej dla 4 filii banku
Wprowadziliśmy system codziennych pętli kurierskich. Zredukowaliśmy czas obiegu dokumentów papierowych o 1.4 dnia roboczego.
Północny Bank Inwestycyjny borykał się z opóźnieniami w przekazywaniu oryginałów umów kredytowych między oddziałami a centralą. Standardowe usługi kurierskie nie zapewniały dostawy dokumentów przed rozpoczęciem pracy analityków, co wstrzymywało decyzje finansowe.
Wyzwanie
Wcześniej dokumenty krążyły między 4 placówkami za pośrednictwem kuriera ogólnopolskiego, który traktował te przesyłki jako standardowe paczki. W efekcie umowy docierały do biur zazwyczaj między godziną 13:00 a 15:00, co sprawiało, że pracownicy banku mogli zająć się nimi dopiero następnego dnia. Powodowało to regularne zatory przy około 83 wnioskach tygodniowo. Dokumenty spędzały zbyt dużo czasu w sortowniach centralnych, zamiast trafiać bezpośrednio do rąk osób decyzyjnych w sąsiednich powiatach.
Podejście
Do realizacji zadania Diplomasedy Express oddelegowało 3 dedykowanych kurierów, którzy zostali przeszkoleni z procedur bezpieczeństwa banku. W sierpniu 2024 przeprowadziliśmy dokładny audyt godzin pracy kancelarii oraz punktów dostępu w każdej z 4 filii. Opracowaliśmy trasę pętli nocnej, która omija jakiekolwiek centra przeładunkowe. Kluczowym elementem było uzyskanie przez naszych pracowników kart dostępu do stref bezpiecznych, aby mogli zostawiać pakiety w wyznaczonych skrytkach jeszcze przed godziną 7:00 rano.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system transportu bezpośredniego, gdzie papiery lądują na biurku jutro rano, bez zbędnych postojów. Każda przesyłka otrzymała unikalny kod powiązany z naszym panelem, który pokazuje status przesyłki co do minuty, bez wizualnego szumu i niepotrzebnych reklam. Zastosowaliśmy tzw. stalowy konkret w planowaniu tras – kurierzy poruszają się według sztywnego harmonogramu, co eliminuje ryzyko, że dokumenty utkną w korkach lub zostaną pominięte w porannym sortowaniu.
Rezultaty
Dzięki wyeliminowaniu pośredników i sortowni, bank odzyskał ponad jeden pełny dzień roboczy w każdym cyklu procesowania dokumentacji kredytowej.
Harmonogram
-
Sierpień 2024Audyt logistyczny i ustalenie punktów odbioru w 4 filiach.
-
Wrzesień 2024Uruchomienie testowej pętli nocnej i weryfikacja czasów przejazdu.
-
Październik 2024Pełne wdrożenie systemu monitoringu przesyłek online.
-
Grudzień 2024Finalna optymalizacja trasy pod kątem zimowych warunków drogowych.
"Kurierzy z Diplomasedy Express dostarczają nam umowy, zanim większość zespołu zdąży zaparzyć pierwszą kawę. Papiery na biurku jutro rano to u nich standard, a nie obietnica bez pokrycia."