Obowiązuje od: Luty 2025
Niniejszy regulamin określa zasady, na jakich firma Diplomasedy Express, nazywana dalej DEDY, realizuje transport dokumentów i małych przesyłek komercyjnych. Nasza siedziba mieści się w Warszawie przy ulicy Puławskiej 107. Działamy na rynku od marca 2017 roku. Nie jesteśmy kurierem masowym. Skupiamy się na obsłudze 83 stałych klientów, dla których czas i bezpieczeństwo dokumentów są priorytetem. Zamawiając u nas kurs, akceptujesz poniższe punkty bez zastrzeżeń. Stawiamy na stalowy konkret i jasne zasady, dlatego nasz regulamin jest napisany prostym językiem, bez zbędnego szumu informacyjnego.
Przez przesyłkę rozumiemy dokumenty papierowe, koperty dyplomatyczne lub małe paczki o wadze do 5 kg. Przez kuriera rozumiemy jednego z 8 naszych zweryfikowanych pracowników, którzy odpowiadają za transport Twoich materiałów. Usługa jest realizowana w systemie biuro-biuro, co oznacza odbiór od nadawcy i wniesienie prosto na biurko odbiorcy w punkcie docelowym.
Obsługujemy wyłącznie przesyłki o niskiej wadze i wysokim priorytecie. Nasza taryfa obejmuje paczki do 5 kg. Dokumenty ekspresowe to najczęściej umowy, akty notarialne, paszporty oraz dokumentacja techniczna. Przewozimy także próbki handlowe i drobne prototypy dla działów R&D. Każda przesyłka musi mieścić się w standardowych wymiarach koperty A4 lub małego kartonu o bokach nieprzekraczających 30 cm.
Szczerze mówiąc, nie jesteśmy firmą dla każdego. Jeśli chcesz wysłać meble, duże AGD lub paczki o wadze 20 kg, musisz skorzystać z usług masowych przewoźników. Nasz system jest dopasowany do szybkiego przemieszczania papierów. Dzięki temu, że nie wozimy ciężkich towarów, nasi kurierzy poruszają się sprawniej, a Twoja poczta dyplomatyczna nie jest przygniatana przez inne paczki w aucie. To pozwala nam utrzymać obieg dokumentów krótszy o 1.4 dnia roboczego w porównaniu do tradycyjnych rozwiązań.
Twoim zadaniem jako nadawcy jest odpowiednie przygotowanie przesyłki do transportu. Dokumenty powinny znajdować się w bezpiecznej kopercie. Jeśli wysyłasz próbki handlowe, karton musi być sztywny i zaklejony taśmą. My dostarczamy standardowe koperty ochronne, ale ostateczne zabezpieczenie zawartości leży po Twojej stronie. Nadawca musi podać dokładny adres odbiorcy, numer pokoju oraz numer telefonu do osoby kontaktowej. W DEDY nie szukamy biur po omacku – potrzebujemy konkretnych danych, aby dotrzymać terminu.
Bardzo ważne jest, aby przesyłka była gotowa do odbioru w momencie przyjazdu kuriera. Na terenie Warszawy nasz pracownik pojawia się zazwyczaj w 45 minut od Twojego zgłoszenia. Jeśli kurier musi czekać w recepcji dłużej niż 12 minut, możemy doliczyć opłatę za przestój. Szanujemy czas naszych 8 kurierów, ponieważ kolejna firma czeka na swoje dokumenty dokładnie o wyznaczonej godzinie. Pamiętaj, że nadawca odpowiada za to, aby w paczce nie znajdowały się przedmioty zabronione, o których piszemy w dalszej części.
W DEDY stosujemy jasne stawki netto. Kurs lokalny na terenie Warszawy kosztuje 47 zł. Trasa międzynarodowa, na przykład Warszawa-Berlin, to koszt 187 zł za przesyłkę do 3 kg. Najważniejszą zasadą u nas jest brak ukrytych kosztów. Nie doliczamy opłaty paliwowej, która w innych firmach zmienia się co tydzień. Cena, którą widzisz w tabeli lub którą poda Ci dyspozytor Tomasz, jest kwotą ostateczną na fakturze.
Płatności realizowane są na podstawie faktur VAT. Dla naszych 83 stałych klientów oferujemy system faktur zbiorczych wystawianych raz w miesiącu. To ogranicza biurokrację i pozwala Twojej księgowości na łatwiejsze rozliczenia. Jeśli korzystasz z naszych usług jednorazowo, prosimy o płatność przelewem natychmiastowym po otrzymaniu potwierdzenia odbioru przesyłki. Nie przyjmujemy gotówki na trasie – kurierzy skupiają się na prowadzeniu auta i bezpieczeństwie torby, a nie na liczeniu pieniędzy.
Poczta dyplomatyczna i ważne umowy wymagają szczególnej ochrony. Dlatego każdą torbę kurierską zamykamy na stalową plombę z unikalnym numerem. Numer ten jest wprowadzany do systemu w obecności nadawcy. Możesz go sprawdzić w dowolnym momencie w swoim panelu klienta. Odbiorca ma obowiązek zweryfikować stan plomby przed podpisaniem protokołu odbioru. Jeśli plomba jest nienaruszona, masz pewność, że nikt nie zaglądał do Twoich dokumentów.
Nasza procedura bezpieczeństwa jest prosta i skuteczna. Każdy z naszych 8 kurierów przeszedł weryfikację i wie, jak postępować z przesyłkami o wysokim priorytecie. Nie korzystamy z podwykonawców ani przypadkowych kierowców. To jest ten stalowy konkret, o którym zawsze mówimy. Dzięki omijaniu sortowni, Twoja paczka przechodzi przez minimalną liczbę rąk, co drastycznie zmniejsza ryzyko zagubienia lub uszkodzenia zawartości.
Udostępniamy system trackingu, który odświeża pozycję kuriera co 4 minuty. Nie musisz dzwonić do biura, żeby zapytać, gdzie jest Twoja paczka. Wystarczy sprawdzić mapę w telefonie. Lokalizacja jest podawana z dokładnością do 9 metrów. To pozwala Twojemu zespołowi przygotować się na odbiór dokumentów dokładnie wtedy, gdy kurier parkuje pod biurem. System wysyła automatyczny SMS, gdy przesyłka zostanie dostarczona na biurko odbiorcy.
Jeśli na trasie wydarzy się coś nieprzewidzianego, na przykład wypadek lub nagłe załamanie pogody, dyspozytor Tomasz skontaktuje się z Tobą telefonicznie. Jeśli opóźnienie przekroczy 12 minut względem planowanego czasu dostawy, otrzymasz od nas konkretną informację. Nie chowamy głowy w piasek – logistyka to trudna branża i czasem zdarzają się błędy, ale my o nich informujemy od razu. Nasza terminowość wynosi 95%, co przy kursach międzyoddziałowych jest wynikiem, z którego jesteśmy dumni.
Zajmujemy się dokumentami i próbkami, dlatego lista rzeczy zabronionych jest krótka, ale restrykcyjna. Nie przewozimy materiałów niebezpiecznych, łatwopalnych, chemikaliów ani baterii litowych luzem. Zabroniony jest transport gotówki, biżuterii, papierów wartościowych na okaziciela oraz przedmiotów o wartości kolekcjonerskiej, których nie da się jednoznacznie wycenić. Nie wozimy jedzenia, leków wymagających chłodni ani zwierząt.
Jeśli kurier poweźmie podejrzenie, że w paczce znajduje się coś niebezpiecznego, ma prawo odmówić przyjęcia zlecenia. Skupiamy się na czystym transporcie biurowym. Dzięki temu nasze torby są suche i zadbane, co jest kluczowe przy przewozie ważnych papierowych umów. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja mała paczka handlowa nadaje się do transportu, zadzwoń do nas przed zamówieniem kursu. Oszczędzi to czas nam i Tobie.
DEDY odpowiada za przesyłkę od momentu jej odebrania od nadawcy do chwili podpisania odbioru przez adresata. Nasza odpowiedzialność jest ograniczona do kwoty ubezpieczenia, która standardowo wynosi 5000 zł na kurs miejski. W przypadku trasy międzynarodowej Warszawa-Berlin, warunki ubezpieczenia mogą być ustalane oddzielnie przy stałych umowach. Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody pośrednie, takie jak utrata zysku z powodu niepodpisania umowy przez Twojego kontrahenta.
Reklamacje należy zgłaszać drogą mailową na adres express@diplomasedy.com w ciągu 3 dni od zakończenia kursu. Każde zgłoszenie rozpatruje kierownik logistyki, Łukasz Woźniak. Odpisujemy w ciągu 2 dni roboczych. Podchodzimy do reklamacji po ludzku – jeśli popełniliśmy błąd, przyznajemy się do niego i szukamy rozwiązania. Jednak dzięki naszemu systemowi śledzenia i plombowania, incydenty sporne zdarzają się u nas rzadziej niż raz na 124 dostawy.
W przypadku stałych zleceń międzyoddziałowych, każda ze stron może rozwiązać współpracę z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia. Nie wiążemy klientów długimi, skomplikowanymi kontraktami. Wierzymy, że jakość naszych dostaw i status przesyłki co do minuty obronią się same. Jeśli przestaniesz potrzebować naszych kurierów, po prostu daj nam znać mailowo.
Wszelkie spory wynikające z realizacji usług będą rozstrzygane przez sądy właściwe dla siedziby Diplomasedy Express w Warszawie. Stosujemy prawo polskie. Regulamin ten jest jedynym dokumentem określającym zasady współpracy, chyba że podpisaliśmy z Twoją firmą oddzielną, pisemną umowę o świadczenie usług kurierskich na innych warunkach.